【程式開發筆記】一分鐘內將 EXCEL 資料轉入資料庫，WORD 合併列印 - 大漠國渡

前言

文書人員常常需要收集資料，並將收集的資料資料存於 EXCEL 上，再交給系統工程師，希望將這些資料建檔於系統中。

工程師如果是使用 MS SQL、MY SQL 上的工具，可能需要安裝而外工具套件，機房人員常常沒有安裝這些工具，主要是不常使用這項功能，且工具套件會占用硬碟空間。

所以這邊要分享使用 WORD 合併列印的功能，將 EXCEL 資料轉換為 INSERT 的 SQL 語言，快速地解決匯入問題，並且方便至測試機或正式機上使用。

記錄日  :  2023 / 05 / 31 

一、建立「範本 SQL 語句」

(一)、開啟 WORD 

(二)、編輯「範本 SQL 語句」

SQL 語句中 VALUES，填入 6 個 # 號，後頭會說明會甚麼。

二、設定「產出格式」

(一)、至「郵件」頁籤

(二)、設定「產出格式」

1. 點選「啟用合併列印」。

2. 選擇「目錄」。

其他選項大家可以試試看，比方說「電子郵件訊息」，產出的 SQL 語句會是一句一頁，而「目錄」依序產出，超過才會換頁。

三、設定「資料來源」

(一)、資料內容

建議插入的資料要有標題，待會操作的時候會比較直覺。

其實沒有標題的資料也是可以使用的。

(二)、設定「資料來源」

1. 點選「選取收件者」。

2. 選擇「使用現有清單」。

 3. 選擇存放資料的 EXCEL 檔案。

4. 選擇資料的分頁，資料若第一列為標題，則勾選。

四、設定「插入 SQL 欄位資料」

這個步驟是告訴 WOER，等下要產出的 SQL，標題下的資料內容，因該放置在哪一個位置上。

1. 選擇「插入欄位的位置」。 (第 3 個 # 號後方)

2. 點選「插入合併欄位」。

3. 選擇「要插入的欄位標題」。

4. 插入結果如下。

 

5. 依此類推，依序插入欄位。

五、產出「INSERT SQL 語句」

這一步就會產出 INSERT SQL 語句，但是前面有提到「 SQL 語句中 VALUES，填入 6 個 # 號」，因此產出的語句是還不可以使用的，需要再做微調。

填入 6 個 # 號，是為了防呆，如果資料裡面有單引號，是會造成語句中斷的，導致新增的資料異常或者是無法新增。

1. 點選「完成與合併」。

2. 選擇「編輯個別文件」。

3. 選擇「全部」，並確定。

4. 產出 INSERT SQL 語句，與 EXCEL 的資料一樣是 8 筆。

六、調整「INSERT SQL 語句」

這邊要微調的項目，主要是資料內容中單引號的問題，如果沒有單引號的話，就可以直接將 3 個 # 號取代為單引號，使其成為正常的 SQL 語句。

而有資料內容中單引號的話，則需先講「單引號」取代為兩個單引號。(避免語句中斷的)

如 : ' >> '' 。(兩個單引號在 SQL 資料中會被識別為資料的單引號)

1. 將 ###，取代為 ' 。(將 3 個 # 號取代為單引號)

2. 產生正常的 SQL 語句。

3. 再來就可以直「INSERT SQL 語句」，將這些資料建檔於系統中，完成文書人員的相關需求啦~~

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